We zoeken een administratieve duizendpoot (50%) die graag samenwerkt in een team. De doctoral schools organiseren jaarlijks meer dan 100 verschillende opleidingen. Als administratief medewerker zorg je mee voor een vlotte organisatie van deze opleidingen en sta je ook in voor de opvolging van de individuele portfolio’s van de doctorandi.

• Je staat mee in voor de praktische organisatie en opvolging van opleidingen georganiseerd voor jonge onderzoekers (reservatie van lokalen, catering en materiaal, aanmaken van registratielinks, opstellen van aanwezigheidslijsten en opvolging achteraf,…)
• Alle doctorandi hebben een ‘portfolio’, dat - onder andere - een oplijsting van alle gevolgde opleidingen bevat. Je staat mee in voor de opvolging van de individuele doctoral-schoolportfolio’s (aanmaken van nieuwe portfolio’s en deze delen met de betrokken doctoraatsstudent en promotor, registratie van aanwezigheden voor cursussen in portfolio’s).
• Doctorandi moeten aan een aantal vooropgestelde voorwaarden voldoen alvorens ze hun doctoraat kunnen verdedigen. Via hun portfolio dienen ze aan te tonen dat ze voldaan hebben aan de voorwaarden.  Indien ze voldaan hebben, ontvangen ze op het einde van hun doctoraatstraject een certificaat. Als administratief medewerker ondersteun je het proces van goedkeuring van activiteiten die de doctoraatsstudenten volgen en zorg je voor het aanmaken, afdrukken en versturen van de certificaten.
• Je kan ingeschakeld worden in de dagelijkse werking van het doctoral schools team, afhankelijk van de noden (nieuwe doctorandi de juiste informatie bezorgen, logistieke taken tijdens een activiteit van de doctoral schools, ….).

De dienst Doctoreren en RRI (Responsible Research & Innovation) maakt deel uit van de directie Onderzoek, Bibliotheek en Internationalisering. Het team ‘Doctoral schools’ maakt deel uit van deze dienst en bestaat uit 3 stafmedewerkers, 1 ondersteunend medewerker en 1 administratief medewerker. De UHasselt heeft drie doctoral schools, die enerzijds zorgen voor de omkadering van doctorandi (ongeveer 850) en anderzijds als doel hebben om doctorandi én postdocs (mee) te vormen tot excellente, internationaal georiënteerde onderzoeksprofessionals die breed inzetbaar zijn binnen en buiten de universiteitsmuren.
Meer info: www.uhasselt.be/doctoralschools

• Je bent in het bezit van een professionele bachelor, bij voorkeur in office management (of kan gelijkwaardigheid aantonen door relevante administratieve ervaring).
• Je bent nauwkeurig en efficiënt en weet taken gestructureerd te organiseren met aandacht voor het afleveren van een kwaliteitsvol eindresultaat.
• Je bent in staat zelfstandig opdrachten af te werken waarvoor de flow vastligt.
• Je kan je eigen werkplanning opstellen en bent flexibel om deze aan te passen aan de noden van het team. Je bent een teamplayer die zich actief inzet om de teamdoelstellingen te realiseren.
• Repetitieve administratieve taken schrikken je niet af. 
• Je draagt het contact met interne en externe klanten hoog in het vaandel, waarbij je actief op zoek gaat naar de beste oplossing voor de betrokken partijen. 
• Je communiceert vlot en op klantvriendelijke wijze in het Nederlands en Engels (zowel mondeling als schriftelijk).
• Je hebt een goede kennis van MS Word, Excel en Google-toepassingen.

Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 8.
Je halftijdse aanstelling van 19 uur per week biedt veel flexibiliteit. Samen stellen we een uurrooster op dat aansluit bij jouw persoonlijke situatie en de noden van het team. Jouw verloning wordt aangevuld met een laptop, groepsverzekering, eindejaarstoelage en vakantiegeld, hospitalisatieverzekering voor het hele gezin, ecocheques, 17,5 verlofdagen bij een halftijdse tewerkstelling vrij te kiezen per jaar , 14 feestdagen en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Daarnaast kan je rekenen op initiatieven die jouw welzijn, een goede work-life balans en levenslang leren ondersteunen: telewerkregeling, fietsvergoeding, fietslease, (elektrische) deelfietsen & poolwagens, permanent opleidingsaanbod, loopbaanondersteuning, korting in onze bedrijfsrestaurants, kinderopvang tijdens vakanties, ...

De selectieprocedure bestaat uit een voorselectie op sollicitatiedossier, een selectieproef, een kennismakingsinterview en een diepte-interview.

Solliciteer nu
Solliciteren t.e.m. 29.01.2025