Gezamenlijke doctoraten

Bij een gezamenlijk doctoraat bereid je je doctoraatsproefschrift voor in samenwerking met en onder begeleiding van een promotor aan een andere universiteit.

Een gezamenlijk doctoraat houdt in dat…:

• er samenwerking is tussen twee partneruniversiteiten;
• er twee promotoren zijn, één aan elke partneruniversiteiten;
• de doctorandus minstens zes maanden van de doctoraatsperiode doorbrengt aan elk van de partneruniversiteiten;
• er een overeenkomst vereist is tussen beide partners, opgesteld door de Directie Onderzoek, Bibliotheek en Internationalisering;
• het doctoraat resulteert in één doctoraatsproefschrift;
• het doctoraat resulteert in een doctoraatsdiploma waarin opgenomen wordt dat deze samenwerking plaatsvond.

Waarom kiezen voor een gezamenlijk doctoraat?

Een gezamenlijk doctoraat biedt meerdere voordelen zowel voor de doctorandus:

• Een eerste voordeel voor de doctorandus is het dubbele doctoraatsdiploma.
  Met Vlaamse partneruniversiteiten wordt er één gezamenlijk diploma uitgereikt, ondertekend door beide rectoren.
  Met de meeste niet-Vlaamse partneruniversiteiten worden er twee diploma’s uitgereikt, die naar elkaar en de samenwerking verwijzen.
• Daarnaast is (internationale) mobiliteit een pluspunt met het oog op een verdere professionele carrière, zowel binnen als buiten de academische wereld.
• Het contact met andere onderzoeksculturen biedt andere perspectieven en heeft een heilzame werking op de ontwikkeling van een jonge onderzoeker.

als voor de universiteit:

Voor de universiteit kan een gezamenlijk doctoraat het startpunt zijn van een meer intense en formele samenwerking met de partneruniversiteit wat leidt tot een grotere kennisuitwisseling en verdere toekomstige samenwerkingsmogelijkheden.

Keuze partnerinstelling(en)

Een gezamenlijk doctoraat houdt een samenwerking in tussen twee of meer universiteiten in het binnen- of buitenland. De andere universiteit moet:

1. de bevoegdheid hebben om een doctoraatsdiploma uit te reiken;
2. moet kunnen terugvallen op wet- en/of regelgeving die een gezamenlijk doctoraat mogelijk maakt.

Hoofdinstelling versus partnerinstelling

Om doctoraatswerk efficiënt te laten verlopen, zal steeds één van de universiteiten optreden als hoofdinstelling en de andere als partnerinstelling. Welke universiteit fungeert als hoofd- of partnerinstelling, wordt bepaald in de overeenkomst.

De partnerinstelling heeft de bevoegdheid om een doctoraatsdiploma uit te reiken en kan bovendien terugvallen op een wet- en regelgeving die een gezamenlijk doctoraat mogelijk maakt.

De kandidaat heeft aan beide partnerinstellingen de goedkeuring/toelating verkregen om dit gezamenlijk doctoraat te starten.

De kandidaat verblijft minstens 6 maanden aan elke partnerinstelling. Deze periode van 6 maanden kan in één verblijf opgenomen worden of kan verspreid worden over meerdere verblijven.

De betrokken partijen ondertekenen een overeenkomst. De procedure betreffende deze individuele overeenkomst dient uiterlijk 1 jaar vóór de voorziene verdediging opgestart te worden door de promotor van de kandidaat en dit via jointphd@uhasselt.be.

Een doctoraat kan vanaf het begin als gezamenlijk doctoraat opgestart worden, maar kan ook in de loop van het doctoraat (ten laatste 1 jaar voor de verdediging) overgaan naar een gezamenlijk doctoraat.

Voor elk gezamenlijk doctoraat wordt een overeenkomst opgesteld. De overeenkomst wordt voor elke doctoraatsstudent individueel geregeld (via de Directie Onderzoek, Bibliotheek en Internationalisering). Indien je plannen hebt om een gezamenlijk doctoraat op te starten, neem dan contact op met je promotor.

Wanneer je concrete plannen hebt voor een gezamenlijk doctoraat, meldt de UHasselt-promotor dit bij jointphd@uhasselt.be.

Hieronder worden de verschillende stappen beschreven die je moet doorlopen om een gezamenlijk doctoraat op te starten.

Stap 1

Je bent toekomstig doctorandus en wil een gezamenlijk doctoraat opstarten

In dit geval moet je enerzijds de procedure van reguliere doctoraatsstudenten volgen met daarbovenop enkele extra verplichtingen.

Zoals de reguliere doctoraatsstudenten dien je

• een promotor, een onderwerp en financiering te vast te leggen;
• je te laten registreren bij de personeelsdienst (hiervoor zorgt de faculteit);
• je in te schrijven als doctoraatsstudent bij de studentenadministratie;
• te beschikken over een doctoraatsdossier.

De extra verplichtingen waaraan je moet voldoen, kan je terugvinden onder stap 2.

Je bent reeds doctorandus en je wenst het bestaand doctoraat om te zetten naar een gezamenlijk doctoraat.

Stel, je bent doctoraatsstudent en in functie van je onderzoek werk je samen met een andere universiteit, dan kan het gebeuren dat deze samenwerking in de loop van het doctoraat structureel wordt. In zulke gevallen bestaat de mogelijkheid om je doctoraat om te zetten naar een gezamenlijk doctoraat, en dit op basis van deze samenwerking.

Let op:

• De duur van je doctoraatstraject wordt hierdoor niet langer dan de geplande duur.
• Hou er rekening mee dat je minstens één jaar voor de geplande verdediging het doctoraat moet aanmelden bij jointphd@uhasselt.be als een gezamenlijk doctoraat. Hiervoor contacteer je beide universiteiten met de informatie zoals in stap 2 wordt aangegeven.

Procedure voor doctorandi aan de UHasselt die hun doctoraat wensen om te zetten naar een gezamenlijk doctoraat:

• Als doctorandus aan de UHasselt ben je al geregistreerd bij de studentenadministratie en bij de personeelsdienst.
• In My Doctoral File dient je promotor een wijzigingsaanvraag te starten om het type doctoraat te wijzigen naar een gezamenlijk doctoraat, waardoor ook twee promotoren kunnen worden aangegeven.

Procedure voor doctorandi verbonden aan een andere universiteit die een gezamenlijk doctoraat wensen op te starten met de UHasselt:

• Zoek een UHasselt promotor die je wil begeleiden tijdens je gezamenlijk doctoraat.
• Vraag toelating aan je faculteit om een gezamenlijk doctoraat op te starten. Contacteer hiervoor de administratief directeur van de faculteit. Zij zorgen ook voor een registratie bij de personeelsdienst.
• Maak je inschrijving als doctoraatstudent in orde.
• Vervolledig je elektronisch doctoraatsdossier (My Doctoral File) en dien het in ter goedkeuring.

Meer informatie over deze procedure vind je hier.

Stap 2

Zoals aangegeven dient voor elk gezamenlijk doctoraat een individuele overeenkomst afgesloten te worden met de partneruniversiteit. Ook voor instellingen waarmee we een raamovereenkomst hebben, worden er individuele overeenkomsten opgemaakt.

Procedure voor het afsluiten van de individuele overeenkomst

De UHasselt-promotor neemt contact op met jointphd@uhasselt.be (= Directie Onderzoek, Bibliotheek en Internationalisering) om de procedure voor een gezamenlijk doctoraat en bijhorende overeenkomst in gang te zetten.

Enkel de bevoegde administratieve diensten nemen de onderhandelingen van de overeenkomst met de partneruniversiteit op zich. Deze onderhandelingen resulteren uiteindelijk in een ondertekende overeenkomst.

Houd er rekening mee dat de procedure enkele maanden in beslag kan nemen. Zoals vermeld in het UHasselt-doctoraatsreglement dient minstens 1 jaar voor verdediging te worden gemeld aan jointphd@uhasselt.be dat het een gezamenlijk doctoraat zal worden.

Procedure eindfase specifiek voor gezamenlijke doctoraten ism Universiteit Maastricht

Indien je een gezamenlijk doctoraat doet ism UMaastricht waarvoor een gezamenlijke doctoraatsovereenkomst werd opgesteld én ondertekend en je wil starten aan de eindfase, bekijk dan dit document, én:

• Kijk wat er is opgenomen in je gezamenlijke doctoraatsovereenkomst ikv samenstelling verschillende commissies/jury;
• Bekijk ruim op voorhand de samenstellingsregels van de UMaastricht leescommissie (niet van toepassing aan UHasselt);
• Check met je promotoren of deze samenstellingsregels niet indruisen tegen de samenstellingsregels van de doctoraatsjury (UM: promotiecommissie);
• Indien je hoofdinstelling UHasselt is, volg je het stappenplan jaar 4. Indien UMaastricht je hoofdinstelling is, stuur je een mailtje naar jointphd@uhasselt.be en verkrijg je de nodige uitleg.
• Voltooi aan beide universiteiten de goedkeuringsflow voor de samenstelling van de doctoraatsjury (a.k.a: promotiecommissie).