Stappenplan per jaar
Als doctoraatsstudent moet je tijdens je doctoraatstraject een aantal administratieve procedures doorlopen. Hieronder wordt per jaar een overzicht gegeven van deze stappen.
Heb je vragen over deze procedures? Contacteer de directie Onderzoek, Bibliotheek en Internationalisering via PhD@uhasselt.be
Heb je vragen over je inschrijving als doctoraatsstudent? Contacteer de dienst Studentenadministratie via studentenadministratie@uhasselt.be
Jaar 1
Stap 1 | Een onderwerp definiëren en op zoek gaan naar een UHasselt promotor
|
Stap 2 | Maak de financiering van je traject in orde. Meer informatie over financieringsmogelijkheden voor doctoraatsstudenten is hier beschikbaar. |
Stap 3 | Toelating tot het doctoraat
|
Stap 4 | Maak je inschrijving als doctoraatsstudent in orde.
*Indien je een gezamenlijk doctoraat voorbereidt, gelden de afspraken die zijn opgenomen in de overeenkomst betreffende het gezamenlijk doctoraat tussen beide universiteiten. |
Stap 5 | Stel de instellingen van je studenten mailaccount zo in dat al je e-mails automatisch van je studentenaccount naar je personeelsaccount geforwarded zullen worden. |
Stap 6 | Aan de Universiteit Hasselt behoren alle doctorandi ook tot een doctoral school. Bij je inschrijving als doctoraatsstudent, schrijf je je in voor een bepaalde doctoraatsdiscipline, waardoor je automatisch ook voor een bepaalde doctoral school bent ingeschreven. Deze doctoral school is verantwoordelijk voor de organisatie van activiteiten ter omkadering van doctorandi. Meer informatie over deze doctoral schools is hier beschikbaar. |
Stap 7 | Een goede samenwerking met je (co)promotoren is belangrijk. Het bespreken van wederzijdse verwachtingen is hierbij noodzakelijk. Een instrument dat hiervoor gebruikt kan worden is het charter promotor-doctoraatsstudent. Lees dit charter en bespreek jouw verwachtingen met je promotor. |
Stap 8 | Stel een doctoraatsdossier op in overleg met je promotor binnen de 3 maanden (6 maanden indien je een assistentmandaat van 3x2 jaar hebt) na je eerste inschrijving als doctoraatsstudent. Het indienen en goedkeuren van het doctoraatsdossier gebeurt via een elektronische applicatie. Je moet inloggen met je studenten-ID en studentenpaswoord. In de richtlijnen (pdf, 404 KB) wordt meer informatie gegeven over de applicatie. |
Stap 9 | Data management plan en ethische advies Binnen 6 maanden na goedkeuring van je onderzoeksproject moet je een eerste data management plan indienen. Dit is een plan waarin je beschrijft hoe je van plan bent om te gaan met de onderzoeksdata gedurende het project (bijv. dataverzameling, opslag, beveiliging, documentatie, etc.). Ga bij je promotor na of er al zo'n DMP voor jouw project bestaat, en of je het kunt hergebruiken. Het UHasselt RDM-team kan je één-op-één begeleiden bij de ontwikkeling en implementatie van dit DMP en andere vragen mbt datamanagement. Zorg ervoor dat (indien nodig) je ethisch advies in orde is. Bespreek met je promotor of en welk ethisch advies noodzakelijk is. |
Stap 10 | Aan het einde van jaar 1 dien je jouw doctoraatscommissie samen te roepen om, samen met jou, de voortgang van je doctoraat te bespreken. Er wordt door de commissie een schriftelijk verslag opgesteld (download hier de template). Dit verslag dien je toe te voegen in My Doctoral file onder 'rapporten'. |
Jaar 2
Stap 1 | Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. Deze herinschrijving is gratis. |
Stap 2 | Maak ongeveer 1,5 jaar na je eerste aanstelling als doctoraatsstudent een voortgangsrapport op ten behoeve van de doctoraatscommissie. Het tijdstip waarop dit ingediend moet worden en de inhoud van het voortgangsrapport is afhankelijk van de manier waarop je gefinancierd wordt (UHasselt doctoraatsbursaal, FWO, VLAIO,…). Dit voortgangsrapport voeg je toe in My Doctoral File onder 'verlengingsaanvragen'. |
Stap 3 | Kom samen met je doctoraatscommissie om je onderzoek en de voortgang van je doctoraat te bespreken. Het is de verantwoordelijkheid van jou als doctoraatsstudent om deze samenkomst te organiseren. De commissie zal vervolgens een schriftelijk verslag opstellen (download hier de template). Je promotor dient dit verslag tenslotte toe te voegen in My Doctoral file onder 'verlengingsaanvraag'. |
Jaar 3
Stap 1 | Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. Deze herinschrijving is gratis. |
Stap 2 | Aan het einde van jaar 3 dien je jouw doctoraatscommissie samen te roepen om, samen met jou, de voortgang van je doctoraat te bespreken. Er wordt door de commissie een schriftelijk verslag opgesteld (download hier de template). Dit verslag dien je toe te voegen in My Doctoral file onder 'rapporten'. |
Jaar 4
Stap 1 | Schrijf je opnieuw in als doctoraatsstudent. Je ontvangt hiervoor een e-mail van de studentenadministratie via je studenten e-mail account. voor het academiejaar waarin het doctoraat wordt behaald, is er opnieuw studiegeld verplicht. Je dient dit echter niet te betalen bij de herinschrijving. De studentenadministratie zal je voor je verdediging contacteren om het verschuldigde inschrijvingsgeld te betalen. |
Stap 2 | 6 maanden voor je verdediging Voorbereiding van de doctoraatsverdediging (o.a. nalezen doctoraatsproefschrift door doctoraatscommissie, aanvraag goedkeuring doctoral school, aanvraag goedkeuring samenstelling doctoraatsjury, uitnodiging juryleden,…). ***OPGELET***: Enkel voor gezamenlijke doctoraten ism UMaastricht, start 8 maanden voor je verdediging en klik hier voor belangrijke info.*** Begin tijdig (ongeveer 6 maanden vooraleer je plant te verdedigen) aan deze voorbereiding: 1) Voor goedkeuring doctoral-schoolportfolio: Vervolledig je doctoral-schoolportfolio op basis van de minimale vereisten waaraan je moet voldoen. Vraag nadien de goedkeuring aan bij de doctoral-schoolboard (ook indien je niet (volledig) moet voldoen aan de doctoral school vereisten). Contacteer hiervoor de faculty liaison doctoral schools (kirsten.braem@uhasselt.be) met de vraag om je doctoral-schoolportfolio na te kijken. De volledige procedure staat hier beschreven. 2) Start eindfase procedure in My Doctoral file – Aanleveren van details doctoraatsverdediging en samenstelling doctoraatsjury Van zodra de doctoraatscommissie de toelating heeft verleend tot het indienen van het doctoraatsproefschrift kan er gestart worden met de eindfase in My Doctoral file. De eindfase kan enkel gestart worden na de goedkeuring van de doctoral-schoolboard en enkel als de applicatie ‘My Doctoral File’ de status ‘Goedgekeurd door de faculteitsraad’ heeft. De eindfase start uiterst 6 maanden voor de geplande datum van de doctoraatsverdediging. In de richtlijnen (pdf, 404 KB) kan je meer informatie over deze procedure terugvinden. 3) Voor alle overige aspecten: Neem contact op met de volgende personen:
Indien dit niet jouw laatste jaar is, bespreek dan met de Administratief Directeur van je faculteit of je opnieuw een voortgangsverslag of verlengingsaanvraag dient in te dienen (download hier de template). |
Stap 3 | Gelieve zes weken voor de geplande verdedigingsdatum de studentenadministratie op de hoogte te brengen van je plannen om te verdedigen (PHDstudentadministration@uhasselt.be) |
Stap 4 | 5 weken voor je verdediging |
Stap 5 | Binnen 6 maanden na afloop van je onderzoeksproject (i.e. afloop van funding) moet je een finaal data management plan insturen naar rdm@uhasselt.be. Dit is een plan waarin je beschrijft hoe de onderzoeksdata zijn beheerd gedurende het project (bijv. dataverzameling, opslag, beveiliging, documentatie, etc.), en hoe de data zullen bewaard worden (en eventueel gedeeld) na afloop van het project. Als je al een initieel DMP hebt ingediend aan het begin van je onderzoeksproject, dan is het finale DMP hiervan een geüpdatete versie. Het UHasselt RDM team kan je één-op-één begeleiden bij de ontwikkeling en implementatie van dit DMP en andere vragen mbt data management. |