Wat en waarom?

Terminologie

Auteursversie

Met de auteursversie wordt bedoeld: de laatste versie van de tekst na peer review, maar vóór de finale lay-out van de uitgever. Deze versie staat ook bekend als de 'post-reviewed preprint', ‘accepted version', ‘postprint’, ‘post-refereed print’ of ‘author’s accepted manuscript (AAM)’.

Hybrid journal

In tegenstelling tot full Open Access tijdschriften zijn hybride tijdschriften abonnementsgebaseerd, maar bieden ze de optie aan auteurs om hun individuele artikel in Open Access te publiceren tegen betaling van een 'article processing charge' (APC). De artikels die via deze weg in Open Access gepubliceerd worden, zijn vrij toegankelijk voor de lezers, maar het tijdschrift op zich is nog steeds gepubliceerd achter een betaalmuur. We noemen dit 'double dipping', aangezien het tijdschrift dubbele winst maakt: enerzijds betaalt de auteur een publicatiekost om zijn/haar artikel in OA te plaatsen, anderzijds betaalt de lezer/bibliotheek een abonnementskost om toegang te krijgen tot de andere artikels in datzelfde tijdschrift.

Preprint | postprint

  • De preprint is het manuscript dat nog niet onderworpen is aan peer review en nog niet aanvaard is voor publicatie.
  • De postprint is het peer reviewed manuscript dat aanvaard is voor publicatie (meestal een Word of LaTeX file). Het is inhoudelijk hetzelfde als de gepubliceerde versie, maar dan zonder de finale opmaak van de uitgever.

Plan S

Wat is Plan S?

Plan S werd in september 2018 gelanceerd door cOAlition S, een consortium van nationale onderzoeksinstellingen- en financiers uit twaalf Europese landen, met als belangrijkste doel de transitie naar onmiddellijke Open Access te versnellen. Alle onderzoekers die sinds 2021 gefinancierd worden door een organisatie die Plan S ondersteunt, dienen de publicaties die voortkomen uit hun Plan S gefinancierd onderzoek meteen in Open Access beschikbaar te stellen (dus zonder embargo) én onder een vrije licentie.
Lees meer over de principes van Plan S op de website van cOAlition S.

Waarom is Plan S gelanceerd?

De gedachte achter Plan S is dat je pas optimaal aan wetenschap kan doen als onderzoeksresultaten open beschikbaar worden gesteld aan de gemeenschap, zodat ze kunnen worden onderworpen aan de toetsing en controle van andere wetenschappers, en er maximaal voortgebouwd kan worden op eerder onderzoek. Het abonnementsmodel voor wetenschappelijk publiceren, waarbij een aanzienlijk deel van de publicaties achter een betaalmuur zit, is niet meer verantwoord en vormt een fundamentele belemmering voor de wetenschap en voor de bredere samenleving.

Op welke publicatietypes is Plan S van toepassing?

Alle peerreviewede wetenschappelijke publicaties van eender welk type vallen onder Plan S. De richtlijnen voor monografieën en boekhoofdstukken zijn echter nog niet gespecificeerd. Daarnaast moedigt cOAlition S aan om onderzoeksdata en andere onderzoeksoutput “zo open mogelijk en zo gesloten als nodig” openbaar te maken.

Voor wie geldt Plan S?

Plan S is van toepassing op alle onderzoekers die sinds 2021 gefinancierd worden door een organisatie die Plan S ondersteunt.
Het geldt nog niet voor FWO en ERC, maar wel voor Horizon Europe (pdf, 912 KB).

Hoe kan ik voldoen aan de vereisten van Plan S?

Op dit moment is Plan S enkel van toepassing op tijdschriftartikels. Indien deze voortkomen uit onderzoek dat na 1 januari 2021 gefinancierd werd door een onderzoeksfinancier die Plan S onderschrijft, dienen ze meteen (zonder embargo) in Open Access en onder een vrije licentie beschikbaar te worden gemaakt. Dat kan op verschillende manieren:

  • Raadpleeg de Journal Checker Tool, een webgebaseerde tool die onderzoekers advies geeft over hoe ze kunnen voldoen aan het Plan S-georiënteerde Open Access beleid van hun funder wanneer ze in het door hen gekozen tijdschrift willen publiceren. Indien je het tijdschrift waarin je wenst te publiceren niet terugvindt via de Journal Checker Tool, kies dan voor één van de hierna vermelde opties.
  • Publiceer in een Open Access tijdschrift of via een Open Access platform dat opgenomen is in de Directory of Open Access Journals (DOAJ).
  • Publiceer in een tijdschrift met abonnementsmodel en deponeer tenminste de auteursversie (of de gepubliceerde versie indien mogelijk) van je publicatie in een Open Access repository die in lijn is met Plan S (zoals de UHasselt Document Server), zonder embargo en met vermelding van een vrije licentie. Omdat de meeste uitgevers standaard een embargo opleggen, kan je om dit te overrulen gebruik maken van de door cOAlition S voorgestelde rights retention strategy. Concreet volg je de volgende stappen:
    • Voeg de volgende tekst toe aan de coverpagina of in de acknowledgements van je auteursversie vooraleer je deze indient bij je tijdschrift naar keuze: “This research was funded, in whole or in part, by [Organisation Name, Grant #]. A CC BY or equivalent licence is applied to [the AAM / the VoR] arising from this submission, in accordance with the grant’s open access conditions". Met AAM wordt het Author Accepted Manuscript bedoeld, wat neerkomt op de auteursversie van je publicatie. VoR staat voor Version of Record, dit is de finaal gepubliceerde versie van je artikel.
    • Van zodra je artikel aanvaard is voor publicatie, deponeer je je auteursversie in een publieke repository zoals de UHasselt Document Server.
    • Indien je uitgever niet akkoord gaat met bovenstaande werkwijze, neem dan contact op met je funder.
  • Publiceer in een hybride tijdschrift dat onder een transformative agreement valt. Met dit laatste engageert de uitgever zich om het tijdschrift in de nabije toekomst te transformeren naar een volledig Open Access tijdschrift.

Verschillende routes

Als je je onderzoeksresultaten in OA wil publiceren, heb je de keuze uit een aantal opties of 'routes', waaronder de 'groene route' (je publiceert in een tijdschrift met abonnementsmodel, maar plaatst de auteursversie van je artikel in de Document Server) en de 'gouden route' (je publiceert je werk onmiddellijk in Open Access op de website van de uitgever en maakt zo de gepubliceerde versie ervan vrij toegankelijk voor het publiek).

UHasselt heeft een Open Access-beleid uitgewerkt gebaseerd op de groene route.

De groene route ('green road')

Je publiceert je werk achter een betaalmuur (in een tijdschrift met een abonnementsmodel), maar na publicatie plaats je de auteursversie van je artikel in een gratis online databank, zoals bijvoorbeeld de Document Server, de institutionele repository van UHasselt, waarna je artikel vrij beschikbaar wordt voor de rest van de wereld. Uiteraard gebeurt dit steeds binnen de limieten van wat het copyright toelaat.

Voor tijdschriftartikels past de Universiteitsbibliotheek standaard de Belgische Open Access-wetgeving toe. Deze wet geeft je het recht om de auteursversie van je tijdschriftartikels - mits ze aan bepaalde voorwaarden voldoen - gratis in Open Access beschikbaar te stellen via onze repository, en dit na een embargoperiode van maximaal 12 (voor de humane en sociale wetenschappen) of 6 (voor alle andere wetenschappen) maanden. Je kan de wet ook retroactief toepassen, wat betekent dat je zelfs eerder gepubliceerde artikels kunt omzetten naar Open Access en zo de toegankelijkheid van je onderzoek kunt vergroten.

Interessant is dat de Belgische Open Access wet de embargobepalingen van je uitgever steeds overtreft. Hierdoor kun je gemakkelijker voldoen aan mogelijke Open Access-vereisten van je funder. De volledige wet vind je terug in het Belgisch Staatsblad, 2018-09-05, p. 68691, Art. 29 (pdf, 2,6 MB).

De gouden route ('golden road')

Je publiceert je werk onmiddellijk in Open Access op de website van de uitgever en maakt zo de gepubliceerde versie ervan vrij toegankelijk voor het publiek. De lezer moet niet betalen om toegang te krijgen tot je publicatie.

Deze route is doorgaans niet gratis. De publicatiekosten - de zogenaamde ‘article processing charges’ (APC’s) - worden betaald door de auteur of zijn instelling. Die 'publication fee' schommelt tussen de 0 en de 2.500 euro; in uitzonderlijke gevallen kunnen zelfs bedragen van 5.000 euro gevraagd worden. UHasselt voorziet geen fonds waarmee deze APC’s betaald kunnen worden, noch zijn er in Vlaanderen deals met uitgevers over de financiering van APC’s. Vooraleer je de kosten echter zelf gaat betalen, loont het de moeite om na te gaan of je onderzoeksfinancier niet (gedeeltelijk) kan tussenkomen.

Let op: Oorspronkelijk werd de gouden route uitsluitend door 'full' Open Access-tijdschriften aangeboden, maar vandaag de dag zijn er ook steeds meer 'hybrid journals', traditionele tijdschriften die zowel met het abonnementsmodel werken als auteurs de mogelijkheid geven om hun specifieke artikel in Open Access beschikbaar te stellen mits betaling van een APC. Deze praktijk wordt ook wel ‘double dipping’ genoemd, aangezien de uitgever twee keer langs de kassa passeert. De kosten voor de APC’s komen immers bovenop de normale abonnementsprijs van het tijdschrift. Om die reden raadt UHasselt het af om Open Access te publiceren in hybride journals.

OA-beleid @UHasselt

Universiteit Hasselt schaart zich achter een Open Access-visie gebaseerd op de ‘green road’. Dit houdt in dat elke UHasselt-auteur die peerreviewed tijdschriftartikels en/of peerreviewed proceedings papers publiceert in een betalend tijdschrift of proceedings-boek, zich engageert om de auteursversies van deze publicaties op te nemen in de Document Server, de institutionele repository van UHasselt.

Met de auteursversie wordt bedoeld: de laatste versie van de tekst na peerreview, maar vóór de finale lay-out van de uitgever. Deze versie staat ook bekend als de 'post-reviewed preprint', ‘accepted version', ‘postprint’, ‘post-refereed print’ of ‘author’s accepted manuscript (AAM)’. Deze auteursversie kan namelijk vrij ter beschikking gesteld worden, al dan niet na een embargoperiode. Hierbij wordt voor tijdschriftartikels een beroep gedaan op de Belgische Open Access wetgeving, en wordt er voor proceedings papers rekening gehouden met het copyrightbeleid van de uitgever.

Voor alle duidelijkheid:

  • De Universiteitsbibliotheek streeft ernaar om ook de gepubliceerde versie in de Document Server op te nemen. Deze wordt enkel toegankelijk gemaakt binnen de Universiteit Hasselt via het gesloten intranet.
  • Indien de uitgever toelaat de gepubliceerde versie volledig openbaar te maken (bijvoorbeeld wanneer je gepubliceerd hebt in een gold Open Access-tijdschrift), dan wordt enkel de gepubliceerde versie opgeladen en voor iedereen opengesteld; het opladen van de auteursversie is in dat geval uiteraard overbodig.

Wat wordt van elke UHasselt-auteur verwacht?

Van UHasselt-auteurs wordt verwacht dat ze de auteursversie van hun peerreviewed publicaties uit betalende tijdschriften en proceedings in de Document Server, de repository van Universiteit Hasselt, opladen.

Het is aangewezen om de upload uit te voeren op het moment van de officiële publicatie door de uitgever. Deze taak kan desgewenst worden uitbesteed aan een collega of secretariaatsmedewerker.

De Universiteitsbibliotheek controleert voor elke opgeladen tekst de embargobepalingen van de Belgische Open Access wetgeving (voor tijdschriftartikels)/de uitgever (voor proceedings papers) en past de toegang in de Document Server hieraan aan. Dit resulteert in drie opties:

  • open access: de full text is vrij beschikbaar voor iedereen, ook voor externen;
  • restricted access: de full text zit onder embargo, maar kan wel geraadpleegd worden door UHasselt-personeel en UHasselt-studenten nadat ze ingelogd zijn;
  • closed access: de full text zit volledig onder embargo en kan dus door niemand worden geraadpleegd. Indien vereist kunnen zelfs de metadata onder embargo geplaatst worden.

Voor alle duidelijkheid:

  • Wanneer de opname volledig is afgerond, wordt de UHasselt-auteur hiervan per e-mail op de hoogte gebracht. Indien gegevens ontbreken, wordt de UHasselt-auteur gecontacteerd door de Universiteitsbibliotheek.
  • De publicaties die in Web of Science terechtkomen, worden gescreend door de Universiteitsbibliotheek. Indien deze publicaties nog niet aanwezig zijn in de Document Server, voert de bibliotheek ze alsnog in, waarna de auteursversie zal worden opgevraagd bij de bewuste UHasselt-auteur.
  • Het is de verantwoordelijkheid van UHasselt-auteurs om ervoor te zorgen dat hun publicatielijst correct en volledig is.
  • De Universiteitsbibliotheek past voor tijdschriftartikels standaard de Belgische Open Access wetgeving toe, en houdt voor proceedings papers rekening met het copyrightbeleid van de uitgever. Het is de verantwoordelijkheid van de Universiteitsbibliotheek om die informatie correct toe te passen. Indien er tussen de UHasselt-auteur en de uitgever specifieke afspraken werden gemaakt rond het ter beschikking stellen van de tekst via internet of indien er rekening moet worden gehouden met bepaalde intellectuele rechten die dienen te worden beschermd, dan moet de UHasselt-auteur dit aan de Universiteitsbibliotheek melden.

Opvolging achteraf

Na deponering kunnen aanpassingen en correcties aan publicaties doorgegeven worden aan de Universiteitsbibliotheek, die hierover de eindverantwoordelijkheid draagt. In geval van discussie over publicatiecategorieën wordt contact opgenomen met de Dienst Onderzoekscoördinatie, die ook alle andere betwistingen zal behandelen.

Vanwaar de keuze voor de 'green road'?

De groene route biedt een aantal voor de hand liggende voordelen:

  • meerdere financieringsfondsen verplichten dat publicaties in Open Access worden aangeboden. Via het deponeren van de auteursversie in de Document Server voldoe je aan die verplichting, zeker als de funder akkoord kan gaan met een korte embargoperiode;
  • het Europees beleid wil Open Access als publicatiestandaard invoeren;
  • maximale archivering (langetermijnbewaring) van de eigen publicatie-output, zodat huidige en toekomstige studenten en onderzoekers toegang hebben tot UHasselt-onderzoek;
  • geen enkele belemmering bij het publiceren: de vrije keuze van tijdschrift blijft gewaarborgd;
  • veel goedkoper dan de gouden route;
  • geen gevaar voor 'double dipping', waarbij de vergoeding voor het Open Access-publiceren bovenop de normale abonnementsprijs van het tijdschrift komt;
  • mogelijkheid tot het bijhouden en exporteren van een publicatielijst;
  • koppeling met diverse andere UHasselt-toepassingen zodat dubbele invoer wordt vermeden.

Is OA een verplichting?

Enerzijds is het zo dat alsmaar meer financiers verplichtingen opleggen inzake het Open Access beschikbaar stellen van publicaties, hetzij rechtstreeks via de publisher door een ‘article processing charge’ (APC) te betalen, hetzij door de auteursversie van je artikel in een gratis online databank op te nemen, zoals bijvoorbeeld de Document Server, de institutionele repository van UHasselt.

Hier vind je een overzicht van de meest voorkomende funders die Open Access-verplichtingen opleggen.

Sommige onderzoeksfinanciers onderschrijven expliciet Plan S, dat sinds 2021 van kracht is gegaan. Plan S legt onderzoekers op om hun publicatie onmiddellijk in Open Access beschikbaar te stellen.

Anderzijds wordt - conform het UHasselt open access beleid - van alle UHasselt-auteurs sowieso verwacht dat ze de auteursversie van hun peerreviewed publicaties uit betalende tijdschriften en proceedings in de repository van de UHasselt opladen.

Een OA-tijdschrift kiezen

Om een geschikt Open Access tijdschrift te vinden voor de publicatie van je onderzoek, is het slim om te beginnen met het volgen van algemene richtlijnen voor het selecteren van een kwalitatief hoogstaand tijdschrift.

Een handige bron om te raadplegen, is de Directory of Open Access Journals (DOAJ), een uitgebreide index van hoogwaardige Open Access tijdschriften die peer review toepassen. Door te zoeken op onderwerp in de DOAJ, kun je tijdschriften vinden die relevant zijn voor jouw vakgebied en die voldoen aan strenge kwaliteitsnormen. Bovendien draag je door jouw keuze voor een Open Access tijdschrift ook bij aan het bevorderen van open en toegankelijke wetenschappelijke communicatie.

Predatory journals herkennen

Onderzoekers die niet zo vertrouwd zijn met Open Access maken zich soms zorgen over de kwaliteit van Open Access tijdschriften. Deze twijfels worden doorgaans aangewakkerd door het fenomeen van 'rooftijdschriften' of 'predatory journals'. Echter, het is belangrijk om te benadrukken dat de meerderheid van de Open Access tijdschriften geen 'predatory' praktijken toepassen.

Predatory journals zijn tijdschriften die artikels in Open Access publiceren en die daarvoor hoge publicatiekosten of APC’s aanrekenen, zonder hiervoor degelijke redactionele diensten en peer review te organiseren. Ze maken met andere woorden misbruik van het Open Access-model enkel en alleen om geld te verdienen. De desbetreffende artikels zijn voor alle duidelijkheid niet per definitie waardeloos; het kan om perfect betrouwbaar onderzoek gaan dat jammer genoeg in een malafide tijdschrift is gepubliceerd: de publicaties tellen bijgevolg niet mee voor financiering en voor evaluatie van de loopbaan.

Hier zijn enkele belangrijke tips om dergelijke dubieuze tijdschriften te herkennen. Om helemaal zeker te zijn, is het echter ook aangeraden om de pagina met meer algemene vuistregels rond publiceren te raadplegen, waarin onderstaande tips vervat zitten.

Mocht je ondanks het volgen van bovenstaande tips toch nog twijfelen, contacteer dan de Universiteitsbibliotheek (eline.schoeters@uhasselt.be | +3211268122) of kies voor een ander tijdschrift.

Veelgestelde vragen

FAQ | Algemeen

Zijn er kosten verbonden aan publiceren in OA?

Vaak rekent de uitgever publicatiekosten of zogenaamde ‘article processing charges’ (APC’s) aan voor het Open Access publiceren van je artikel of boek. We spreken dan van 'Gold Open Access'.

Let op: Voor de betaling van de APC’s kan je geen beroep doen op centrale budgetten binnen de Universiteit Hasselt, noch zijn er in Vlaanderen deals met uitgevers over de financiering van APC’s. Vooraleer je de kosten echter zelf gaat betalen, loont het de moeite om na te gaan of je onderzoeksfinancier niet (gedeeltelijk) kan tussenkomen.

Om de soms hoge APC’s te omzeilen, kan je ervoor kiezen om te publiceren in een tijdschrift met abonnementsmodel, én voor of na publicatie de auteursversie van je artikel op te nemen in de Document Server (d.i. de institutionele repository van UHasselt), waarna het vrij beschikbaar wordt voor de rest van de wereld, al dan niet na een embargoperiode. We spreken in dit geval van 'Green Open Access'. Je hoeft je geen zorgen te maken over auteursrecht, want UHasselt controleert steeds welke embargobepalingen van toepassing zijn. Dit alles kadert in het UHasselt Open Access-beleid.

Waar vind je betrouwbare kanalen om te publiceren in OA?

Waar vind je de embargobepalingen van een uitgever of tijdschrift?

Een handige tool hiervoor is Sherpa Romeo. Verschillende helpvideo’s helpen je om alle informatie correct te interpreteren.

Wat zijn je mogelijkheden als de uitgever van je publicatie een langer embargo oplegt dan toegelaten door jouw funder?

De Belgische Open Access wetgeving is een mogelijke oplossing. Deze wet geeft je het recht om de auteursversie van je tijdschriftartikels - mits ze aan bepaalde voorwaarden voldoen - gratis in open access beschikbaar te stellen via onze repository, en dit na een embargoperiode van maximaal 12 (voor de humane en sociale wetenschappen) of 6 (voor alle andere wetenschappen) maanden. 

Interessant is dat deze wet de embargobepalingen van je uitgever steeds overtreft. Hierdoor kun je gemakkelijker voldoen aan mogelijke Open Access-vereisten van je funder. De volledige wet vind je terug in het Belgisch Staatsblad, 2018-09-05, p. 68691, Art. 29 (pdf, 2,6 MB).

FAQ | OA-beleid @UHasselt

Wat is het UHasselt-beleid met betrekking tot 'gold Open Access'? Kun je bij UHasselt terecht voor de betaling van de APC’s (article processing charges)?

Meer informatie hierover vind je hier.

Kun je als UHasselt auteur publiceren in om het even welk tijdschrift?

Uiteraard. Als UHasselt auteur kan je vrij beslissen in welk tijdschrift je jouw onderzoeksresultaten wenst te publiceren. Het enige dat van jou verwacht wordt, is dat je de finale auteursversie van je peer-reviewed publicaties oplaadt in de institutionele repository (Document Server).

Hoe kun je nagaan of jouw publicatie in een institutionele repository mag ontsloten worden?

Om misverstanden te vermijden: de Universiteitsbibliotheek controleert voor elke opgeladen tekst de embargobepalingen van de Belgische Open Access wetgeving (voor tijdschriftartikels)/de uitgever (voor proceedings papers). De toegang tot de auteursversie in de Document Server wordt hieraan aangepast. Dit is dus eigenlijk iets waar je je geen zorgen over hoeft te maken.

Wat met jouw auteursrechten?

Sommige auteurs vrezen copyright-problemen als zij hun werk opladen in repositories. Dat is ten onrechte. Zelfs als je als auteur niet beschikt over de exploitatierechten over jouw werk, staan veel traditionele uitgeverijen toch het zelfarchiveren van de auteursversie toe. De Universiteitsbibliotheek controleert sowieso voor elke opgeladen tekst de embargobepalingen van de Belgische Open Access wetgeving (voor tijdschriftartikels)/de uitgever (voor proceedings papers) en houdt rekening met opmerkingen over de bescherming van intellectuele rechten. De toegang tot de auteursversie in de Document Server wordt hieraan aangepast.

Wat als er geen 'auteursversie' voorhanden is?

Indien je echt geen auteursversie kan opladen, gelieve dit dan aan te geven in het veld 'Comments' in het submission-formulier van de Document Server.

Welke ondersteuning mag je van de Universiteitsbibliotheek verwachten?

  • Na de officiële publicatie door de uitgever laad je jouw auteursversie op in de Document Server. Je moet daarbij slechts een zeer beperkte basisset aan gegevens invullen.
  • De Universiteitsbibliotheek voert hierop een kwaliteitscontrole uit en vult de gegevens verder aan met gegevens uit de opgeladen auteursversie en met metadata uit academische databanken. De Universiteitsbibliotheek tracht ook telkens de gepubliceerde versie in de Document Server op te nemen.
  • Wanneer de opname volledig is afgerond, word je hiervan per e-mail op de hoogte gebracht. Indien gegevens ontbreken, word je gecontacteerd door de Universiteitsbibliotheek.
  • Net als in het verleden blijft de Universiteitsbibliotheek de UHasselt-publicaties screenen die in de Web of Science terechtkomen. Indien nodig worden die publicaties alsnog ingevoerd in de Document Server, waarna de auteursversie bij jou wordt opgevraagd.
  • De Universiteitsbibliotheek controleert voor elke opgeladen tekst de embargobepalingen van de Belgische Open Access wetgeving (voor tijdschriftartikels)/de uitgever (voor proceedings papers) en houdt rekening met opmerkingen over de bescherming van intellectuele rechten. De toegang tot de auteursversie in de Document Server wordt hieraan aangepast.

Meer weten?

Eline Schoeters

Hilde Cleeren